合同的框架要点是否完备？合同必需的关键项有哪些?签订时需要注意的事项有哪些?这是任何采购工作者必须搞清楚的基本常识性问题。到底应该如何起草一份既严谨又简明的采购合同呢?下面小编来为你解答，希望对你有所帮助。
一、合同关键信息
合同编号是合同唯一性的体现。由于编号规则管理的困难,很多不正规的合同都会忽略这项内容。一种最简单的编码规则是,按照部门缩写+日期+流水号的方式建立编号。如果要做进一步合同归类管理,可以加入更多的信息字段,例如,供应商缩写、物资归类缩写、需求部门缩写、合同类型缩写等。
签订日期用于明确合同生效的时间。如果不写,应该以甲、乙双方签字时的签署日期为准。如果签署日期和签订日期有先后差异,以最靠后的日期为准。
签订地点用于明确当合同产生纠纷后,发起诉讼的位置,如果不写,一般以被告所在地作为起诉地点。
二、双方关键信息
甲、乙双方的名称必须要写。如果以个人名义签署,还应增加身份证号。
代表人签字或盖章是合同生效的必要条件。签字和盖章二者都有最稳妥。只有盖章没有签字也可以生效,盖合同章或公章均可。只有签字没有盖章要分情况判断,签字的如果是工商注册的法人代表,合同生效,如果是公司内部的部门负责人或其他有相关职权的岗位签字,那必须在合同中附加相关的授权书,明确公司对这个人的授权,合同方可生效。
开户行、账号对于转账付款的合同是必须的,若是现金结算方式可以不写。
三、契约承诺说明
它主要用于重要的大额采购合同,对于一般的采购,也可以不写,因为这些都是合同法已经约束过的,只要是有效的合同,必须是符合这个说明的。合同作为一种契约,一个承诺,有这样的描述,体现了契约精神,也显得更正规些。
四、标的物信息
标的物指买卖合同中双方所特指的物体或商品。标的物信息的描述必须要确保标的物的唯一性。因此,标的物的名称、品牌、规格、型号、数量、计量单位、价格等信息一定要明确。
特别是关于价格的描述至关重要,应该明确其是否含税、含运费、含安装费、含培训费等,如果不便在一栏中陈述,可以在合同后面陆续说明。
五、交付责任约定
在交付时间的描述中,如果延期交货会对买方造成较大损失,应在这里明确延期的处罚措施,如果对延期交货采用按货款百分比的方法进行处罚,应该设定罚款的上限,避免无节制而不现实的处罚。
交付地点是责任转移的标志,如果不加明确,默认的交付地点是卖家发货地,这样,一旦托运途中出现问题,与承运商追偿的责任将落到买家身上。
对于需要二次销售或转运的物资,包装方式往往影响较大,需要在合同中加以明确。装卸责任很容易被忽略,对于大型货物,卖方即使承担了托运责任,到现场后的卸货费用也比较贵,最好在合同中给予明确,以免后续的纠纷。
六、质量验收约定
关于验收方法的相关约定,采购者应该与物资的实际需求部门和供应商三方联合沟通确认。验收方法的描述必须精准、严谨,尤其是如何判定验收结果,并反馈给供应商的方法。如果是抽检验收,那么后续使用中发现的不合格情况该如何处理,也需要予以明确。
对于不合格品处理方法,这里要明确,不合格品退还以及因此导致二次补货的相关运费应该由供应商承担。
对于验收时限,应该视物资数量和复杂程度不同而做调整,不能一概而论。大型设备或工程的验收时限与一般物资相差甚远。相同的物资,如果验收操作比较复杂,那么数量一旦放大,将导致验收时间不够,这点必须予以考虑。
七、结算付款约定
关于财务方面的约定也需要措词严谨,需要与双方财务进行协商核实后,方可确定。财务经常规定要供应商先开票,才能付款,而实际情况是,如果供应商是大厂家,买方弱小,这种条件根本无法实,因此,要与财务协商,有针对性地对待。
八、售后服务约定
售后服务内容是合同中最容易被忽视的内容,也是合同风险控制的关键。保修期内的售后服务方法要在这里明确是厂家派人现场维修还是设备返厂维修,如果产生相关费用,由谁来承担。对于复杂设备的售后,要注意明确设备有偿维修部分的报价是否合理。
九、其他约定
这一项是对上述约定中仍然不完整的内容进行的补充。比如合同形式、合同份数、合同有效期、合同语言等补充内容。
关于合同签订的形式和份数,一般会写“本合同一式四份,打印盖章后生效,甲乙双方各持两份”。常规的合同采用纸质版本,而电子版合同的有效性经常受到质疑。实际上,电子版合同也是有效的,但它不是纸质版的扫描件或者邮件传递的电子文件,而是通过第三方平台(电子合同签约平台)，采用可靠的电子签名手段签署的合同。
以上内容就构成了一个买卖合同的基本框架,不管多简单或多复杂的合同，无论是直接采购还是间接采购也都是围绕这些内容进行的，可以根据上面内容整理成采购合同模板。希望小编整理的这些内容对你有所帮助。
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