不知大家有没有遇到这样的忧愁:每当项目做完后,却不知道如何复盘。复盘是项目结束后必不可少的环节,好的复盘于己,可以总结经验快速成长;于公司,可以赋能组织快速发展。
在工作中复盘,是一种有效将工作的思考、总结、反思、提高整合于一身的工作方式,能更有效地促进团队成长。那么项目复盘的关键环节都是哪些,要怎么做呢?
AACTP专注培训师系列认证19年,课程相关问题欢迎咨询留电!项目复盘第一步:回顾目标回顾目标:当初的目的是什么?期望的结果是什么?要达成的目标里程碑有哪些?预先制定的计划是什么?
回顾目标是复盘的第一步,但是做好回顾并不简单。回顾会议是团队中最难开好的一个会议,但开好了也是价值最大的一个会议。
一个回顾会议其效率从低到高,可分为五个层次,可自行分析你们的项目复盘会在哪个层次。
①单向宣讲式
②各自表达式
③争论推责式
④发散讨论式
⑤聚焦共创式
显然,聚焦共创式的回顾会议才是最理想的,是我们一致追求的目标。那么一个好的项目复盘会议应该是怎样的呢,我们来看看阿里的技术团队是如何做项目复盘的。
一个高效“项目复盘”会议全流程1.设定一个安全的环境
回顾会议不仅仅希望大家都能参与进来,更重要的是敞开心扉,没有顾虑地把问题暴露出来,找到改进的办法。
这个会议的目的不是为了找到过程中犯错的某个人,而是为了找到真正的问题。
一般会在会前直接声明会议的目的,没有追究任何人责任的意思,给大家一个安全的环境。不仅如此,还需要在会议过程中避免讨论任何个人责任的问题,以免跑偏。
2.了解与会人的心态
无效的“回顾会议”给人的印象往往是互相推诿责任,浪费时间,参加这样的会议难免心情沉重消极。通过「ESVP」游戏可以帮助发起人了解参会者的心态,同时也反映出项目过程中可能存在的问题,进而渐进式地引导团队以正面积极的心态面对回顾会议。
?Explorer(探索者)
?Shopper(推销者)
?Vacationer(度假者)
?Prisoner(囚犯)
不同的角色代表了不同的参会心态。探险家渴望看到每一个细节,并寻求从回顾会议中获得最大收益;推销者喜欢考虑一些不同的事情,并且对一些新的见解感到满意;度假者享受回顾会议;而“囚犯”则是被困在回顾会议中,更愿意去做一些其他的事情。
.激活大家的发言欲望
想要在一个会议上让更多的人参与发言,办法一开始就是破冰。
比如在回顾会议上,可以让大家按座位顺序轮流用一个词形容他/她对这个项目的感受。
只让用一个词说实话非常难,不过没关系,这个时候大家就会脑子飞快的转起来,到底哪个词比较合适。这样不仅把大家带到了回顾的思路里,更重要的是大家一开始就有机会开口表达自己的想法了。
4.绘制项目过程中的心情曲线
在开始收集数据之前,让大家先回顾整个项目中到底发生了什么,这个至关重要,不然暴露的问题很可能变成天马行空的抱怨。
方法很简单,首先是直观地理清项目过程的关键时间节点以及信息,并结合过程中沉淀的日志、团队文档等,追溯当时的情况。
心情曲线的横轴是时间轴,表示项目的时间跨度;纵轴是情绪轴,上面的象限属于积极情绪,下面的象限属于消极情绪。
心情曲线示意图每个人描述的曲线结果都不一样,分享这个曲线的过程甚至能加强团队成员的相互了解,加强信任感。
心情曲线的呈现结果可能是「正向」的,也可能是「负向」的,当「负向」曲线的成员居多时,我们要进一步了解是什么原因导致的,并在后续项目中规避。
5.收集项目数据
收集数据一般包含好的部分,不好的部分,有时还会有创新想法部分。这个环节是复盘会议中最具代表性的。
6.产生见解
收集到了数据只是第一步,如果顺利,到此为止我们就能收集到大量的、反应真实情况的数据,接下来我们需要整理了。
①先分类,把同类的放到一起。
②对做得好的部分,鼓励大家坚持,做到更好。
③对待改进的部分,是会议的核心重点,确定改进项的优先级。
7.确定改进项
当确定了待改进的重点之后,我们就需要讨论出对应的改进方案。不过别急,不用这么快就跳到改进方案上来,我们要先分析问题的根源,找到最根本的原因,再针对原因采取改进行动。
寻找问题的方法,常见如:鱼骨图或5W法。通过反复问「为什么」不断向下钻取,寻找原因,解决问题,持续改进。
鱼骨图示意图寻找问题根源的过程往往非常费时,在这个环节可将组员分组,每个小组专门讨论一个问题。
可以限时让他们讨论出问题的根源并推荐出改进计划,这样不仅节省时间,还可以调动每一个成员的积极性。
8.SMART的改进计划
所有的改进计划都必须遵循SMART原则。这点说得容易,但做起来往往困难很大,大家非常容易产出一些类似建议的东西,但实际上完全没办法执行。
在这里给大家一个小窍门,每产出一个action的时候就问一句“这个action可以执行吗?能判断是否完成吗?”这样往往就能帮忙准确判断是否SMART。
9.避免产出过多改进计划
会议过程还会出现一个陷阱,就是改进计划过多,团队根本没有时间完成。这个时候就要排出优先级,还有超出团队能力范围的改进计划也要避免,不然没法落实。
10.结束会议
最后,要对本次项目复盘会做个总结,可以帮助团队提高下次复盘会议的组织能力。
项目复盘真正的意义在于不断改进过程,使下一步变得更好,团队中每个人都可以从中吸取教训。
在结束的时候,不妨让大家通过一张纸片的形式感谢团队里的一个人,并附上理由。这也是一种激励团队合作和相互帮助的好办法。写好纸片后,让大家当众宣读一下卡片内容,并亲手交给自己想感谢那个人,纸片格式如下:
图源网络一个高效“项目复盘会”对组织有多重要在企业里面,每次项目复盘都可以萃取出很多智慧,形成团队知识库,为其他团队及后续的项目提供经验参考,鼓励团队持续改进。
尽管项目复盘很重要,但在大部分的企业里面并没有做好这件事情。
项目复盘不等于项目总结。
做总结的时候,我们会更多